Une transmission électronique n’équivaut pas, par elle-même, au dépôt de la déclaration. L’administration polonaise indique que l’UPO constitue la preuve officielle de réception ; le numéro de référence attribué lors de l’envoi sert d’abord à suivre son traitement.
La distinction est concrète : le statut 200 permet de récupérer l’UPO, tandis que les statuts de traitement intermédiaires ne démontrent pas encore un dépôt abouti. Un statut de rejet impose d’en rechercher la cause. Conserver uniquement le numéro de référence laisse donc la preuve du dépôt incomplète.
Le contrôle interne peut, dans cette perspective, porter sur la correspondance entre le fichier envoyé et l'accusé finalement obtenu. Une preuve rattachée à une autre période ou à une autre déclaration ne résoudrait pas la difficulté du dépôt examiné. Il paraît donc préférable de conserver ensemble la déclaration, sa référence et son résultat de traitement ; cette organisation sert la preuve de réception, sans préjuger de l'exactitude de l'assiette déclarée.
Cette vigilance prend toute son importance lors d’une maintenance du service électronique. L’annonce d’une indisponibilité ne vaut pas, en elle-même, prorogation d’une échéance fiscale. Il convient de conserver le résultat du traitement et l’UPO correspondant à la déclaration effectivement reçue, sans confondre cette réception avec une validation du fond des données déclarées.