Un guide de conformité, non une nouvelle règle fiscale

Publié le 22 octobre 2026, GfC22 s’adresse aux employeurs, aux prestataires de paie et à leurs conseils. HMRC y décrit les erreurs de Real Time Information (RTI) qui produisent des écarts entre les registres de paie et son propre compte PAYE : déclarations manquantes, doublons, données incorrectes ou opérations mal traitées. Le document est un guide administratif. Il doit être lu avec les règles existantes et ne crée ni une dette nouvelle, ni une voie de recours nouvelle. [GFC22]

Le point de départ juridique demeure la regulation 67B des Income Tax (PAYE) Regulations 2003. Sous réserve des exceptions prévues par le texte, un employeur RTI transmet les informations de l’annexe A1 au plus tard lors du paiement concerné, par un procédé électronique approuvé. L’obligation porte donc sur les données effectivement déclarées. La qualité du paramétrage et le contrôle du flux envoyé à HMRC font partie de la maîtrise du risque, et non d’une simple correction comptable en fin de mois. [REG67B] [SCHEDULEA1]

Les identifiants et les événements d’emploi sont des données fiscales

GfC22 insiste sur la cohérence des données d’identification et d’emploi. Un numéro d’assurance nationale erroné, un identifiant de paie remplacé sans indication appropriée, une date de début ou de cessation incorrecte, ou le redémarrage injustifié d’un dossier salarié peuvent créer un second enregistrement chez HMRC. Une paie exacte en interne peut alors produire un compte administratif inexact. Avant toute retransmission, l’employeur doit comparer le salarié, l’identifiant de paie, les cumuls annuels et les dates portées par chaque FPS. [GFC22] [SCHEDULEA1]

Cette prudence vaut particulièrement lors d’un changement de logiciel, d’un transfert de paie ou d’une réorganisation. HMRC distingue la fusion de régimes PAYE d’une succession. La regulation 102 encadre la succession ordinaire lorsque l’employé reste dans la même entreprise au sens du texte et répartit les obligations entre ancien et nouvel employeur. La qualification ne peut donc pas être choisie pour des raisons de commodité technique : une mauvaise route peut créer des doubles emplois, des cumuls incohérents et des charges contestées. [GFC22] [REG102]

Corriger par la voie qui correspond à l’erreur et à l’année

La regulation 67E ne constitue pas une faculté générale de réécrire n’importe quel historique. Elle vise les inexactitudes et omissions entrant dans son champ. Lorsque l’employeur découvre une erreur couverte pendant l’année, il doit fournir l’information correcte dans la prochaine déclaration de l’année concernée. Si l’information n’a pas été corrigée avant le 20 avril suivant la fin de l’année fiscale, une déclaration spécifique doit être transmise aussi vite que raisonnablement possible, avec les données prescrites et par une méthode électronique approuvée. [REG67E]

La guidance opérationnelle de HMRC complète cette règle pour la mise en œuvre. Pour une erreur de rémunération ou de retenue pendant l’année, elle demande de mettre à jour les cumuls annuels dans le prochain FPS régulier. Pour les exercices du 6 avril 2020 au 5 avril 2026, elle indique de déposer un nouveau FPS avec les bons cumuls. L’employeur doit toutefois vérifier l’année, le type d’erreur et les champs modifiés : réutiliser mécaniquement les montants de période et les cumuls peut créer un nouveau doublon. [CORRECTFPS] [REG67E]

Une correction préparée dans le logiciel ne suffit pas. Elle doit être effectivement transmise, acceptée et rapprochée des données détenues par HMRC. Dans Siva v HMRC, le First-tier Tribunal a relevé que l’employeur affirmait avoir corrigé le problème « sur l’ordinateur », tandis que les relevés de HMRC ne montraient aucune modification. La décision est factuelle et non contraignante, mais elle illustre un point opérationnel décisif : conserver l’accusé technique, le contenu du fichier, la date d’envoi et le résultat du rapprochement. [SIVA] [REG67E]

Une charge contestée ne disparaît pas par une simple réclamation

Lorsqu’un écart apparaît, l’employeur doit d’abord rapprocher son journal de paie, les FPS et EPS transmis, les accusés de réception et le compte PAYE de HMRC. GfC22 indique que HMRC mettra généralement en pause le recouvrement du montant contesté pendant son examen. Cette pratique administrative ne dispense pas de payer le PAYE non contesté. Le guide avertit qu’un défaut de paiement de cette fraction augmente le risque d’intérêts et de pénalités, sans fixer lui-même leur taux, leur fait générateur ou les moyens de défense applicables. [GFC22]

Il faut ensuite qualifier juridiquement le litige. Dans Siva, le tribunal a distingué la poursuite d’un montant résultant des propres FPS de l’employeur d’une décision de HMRC susceptible d’appel. Il a jugé que le montant déclaré restait dû tant que les déclarations n’étaient pas effectivement modifiées. Cette décision du First-tier Tribunal n’établit pas que tout litige RTI est privé de recours ; elle impose plutôt d’identifier l’acte contesté, la base légale et la procédure réellement ouverte avant de formuler une stratégie. [SIVA]

À l’inverse, FieldworkHub concernait une véritable détermination prise sous la regulation 80. Le First-tier Tribunal l’a ramenée à zéro parce que HMRC n’avait pas établi l’obligation réglementaire sur laquelle reposaient les chiffres réclamés. Cette décision, également non contraignante et factuellement différente, montre qu’une détermination ne peut être soutenue par la seule présence d’un montant dans le système. Elle ne permet cependant pas de traiter comme invalide toute charge provenant d’un FPS, ni de contourner la correction prévue par la regulation 67E. [FIELDWORKHUB] [SIVA] [REG67E]

Construire un dossier de preuve avant de contacter HMRC

Le dossier utile comprend, pour chaque période, le journal de paie avant et après correction, les FPS et EPS effectivement envoyés, les accusés d’acceptation, les identifiants employés, les cumuls annuels, les dates d’entrée et de sortie, ainsi que le relevé du compte PAYE. En cas de migration ou de réorganisation, il faut ajouter la chronologie du changement, les anciennes et nouvelles références, la qualification retenue et les instructions reçues de HMRC. Cette documentation permet de distinguer une erreur de donnée, un doublon, une erreur de paiement et un désaccord de droit. [GFC22] [SCHEDULEA1] [REG102]

En pratique, la bonne séquence est de geler les extractions, localiser l’écart par salarié et par période, vérifier la règle de correction applicable, déposer une seule correction contrôlée, puis rapprocher le résultat. Si le problème ne peut pas être corrigé directement, GfC22 renvoie au service HMRC destiné à corriger un compte PAYE employeur. Cette démarche reste générale : l’existence d’une détermination, d’une mise en recouvrement ou d’un délai contentieux exige une analyse procédurale séparée et ne doit pas être réduite à un incident de paie. [GFC22] [REG67E] [FIELDWORKHUB]